Het is vast niet de eerste keer dat je iets leest over HNW (Het Nieuwe Werken) of NWOW (New World of Work). Al bijna 20 jaar lezen we hierover in kranten en vakbladen en voortdurend hoor je verhalen van grote bedrijven of overheidsinstellingen die deze principes al dan niet succesvol proberen toe te passen.
Alles start vanuit de taak die je wil gaan doen
Vaak liepen deze pogingen fout op vrij banale dingen. Mensen zijn zo gewoon om te multitasken dat ze er niet in slagen om hun denkpatroon om te schakelen en gewoon de taken één na één aan te pakken. In deze nieuwe werkvormen is het immers noodzakelijk om te denken en te plannen vanuit de taken die je moet uitvoeren. ‘Slimmer Werken’ betekent dan ook dat wanneer je taken gaat plannen voor de volgende werkdag, je daarbij ook rekening houdt met de ideale locatie of werkplek om deze taak uit te voeren. Uiteraard betekent dit ook dat het management de werknemers voor een stuk moeten loslaten. Strikte controles zijn immers niet langer mogelijk en het is dan ook eerder de bedoeling dat mensen aangestuurd worden op concrete resultaten.
Welke werkplek voor welke taak ?
Een eigen vast bureau met een plantje en foto’s van echtgeno(o)t(e) en kinderen is niet meer van deze tijd. Je moet flexibel kunnen kiezen voor de optimale werkplek voor de taak die je wil aanpakken. Een werkplek kan nog steeds een apart bureau zijn (vb. voor administratief werk), maar ook een grote co-working ruimte (binnen of buiten het bedrijf) waar je creativiteit gestimuleerd wordt door de aanwezigheid van anderen, een vergaderzaaltje voor besprekingen met klanten, … maar eventueel ook ter plaatse bij de klant of thuis.
Bereikbaarheid van data
Wanneer je medewerkers om het even waar moeten kunnen werken, waarbij enkel een verbinding met het internet noodzakelijk is, moeten natuurlijk ook de nodige bestanden en data op die manier te bereiken zijn. Bedrijven die 100% volgens dit concept willen werken zullen dan ook al hun data bewaren op een server die zich ergens ‘in the cloud’ bevindt. Heb je onlangs nog geïnvesteerd in een eigen (dure) server die zich in je eigen bedrijf bevindt ? Ook dan kan je ervoor zorgen dat je medewerkers via het internet een verbinding kunnen maken met de server om zo toegang te krijgen tot de nodige bestanden.
De onderdompeling
Op uitnodiging van Liesbeth Vereecke en Wim Vanderstraeten, zaakvoerders van het organisatie-adviesbureau Creando, mocht ik een dagje gaan “slimmer werken” in hun gloednieuwe kantoor in het NAC te Houthalen-Helchteren. Dit kantoor werd helemaal ingericht volgens de principes van deze innovatieve werkvormen. Wim vertelt dat bij de inrichting van de werkplek rekening werd gehouden met drie grote pijlers : Samen werken en ontmoeten, geconcentreerd en individueel werken en het opbergen van gemeenschappelijke informatie en goederen.
De basisprincipes van ‘Het Nieuwe Werken’ waren me niet onbekend aangezien de medewerkers van onze eigen vennootschappen ook voornamelijk werken ter plaatse bij onze klanten, in een coworking-kantoor of gewoon thuis. Maar toch was ik geboeid om eens te kijken hoe het er aan toe gaat in een kantoor wat echt 100% is ingericht naar deze moderne werkvormen.
De medewerkers van Creando brengen ook een groot stuk van hun werktijd door bij hun klanten. Dit is een bewuste keuze om zich zoveel mogelijk te kunnen inleven in de cultuur van de klant. Vaak werken de medewerkers ook thuis : Om verplaatsingen tijdens de spits te vermijden, om geconcentreerd aan een dossier te kunnen werken of om ’s avonds nog te kunnen doorwerken aan een project wat dringend moet afgewerkt worden. Ook hier worden medewerkers volledig vrij gelaten maar krijgen ze telkens opdrachten waarbij een bepaald resultaat moet opgeleverd worden tegen een bepaalde datum. Waar of wanneer de medewerker effectief werkt aan de opdracht is voor de zaakvoerders niet belangrijk.
Heel wat startende bedrijven hanteren een vergelijkbare werkwijze en kiezen daarom ook vaak voor een budgetvriendelijk Flex-kantoor, waarvan ze enkel gebruik maken wanneer dit nodig is. In de praktijk wordt zo’n kantoor voornamelijk gebruikt voor vergaderingen en om af te spreken met klanten. Creando is die fase intussen ontgroeid. Door de uitbreiding van zowel het personeelsbestand als de klantenportefeuille hadden ze nood aan een eigen plek voor elk type werk.
Ook bij de inrichting van dit ‘Slimmer Werken’ kantoor werd bewust vertrokken vanuit de activiteiten die personeel en bezoekers in dit kantoor zullen verrichten en hoe dat zo optimaal mogelijk kan georganiseerd worden. Ook bezoekers zoals ikzelf kunnen dus ‘beleven’ en ervaren hoe dit ‘Slimmer Werken’ concept in de praktijk werkt.
Wat onmiddellijk opvalt zodra je het kantoor binnenkomt is een grote vergadertafel, zoals je die ook wel eens tegenkomt in publieke coworking kantoren zoals vb. Bar d’Office. Het bijzondere aan deze vergadertafel is dat deze bestaat uit kleinere langwerpige tafels, die je ook in een andere opstelling kan plaatsen. De grote vergadertafel is bedoeld om letterlijk te co-werken, dan zit je dus samen met de collega’s rond één grote tafel. Maar je kan evengoed de tafels op rijen zetten voor een training of in een U-vorm voor een presentatie of seminar. Vlakbij deze tafel is er ook een zeer grote ‘White Wall’ en een projector beschikbaar zodat deze tafel vlot voor de 3 mogelijkheden kan worden ingezet.
Voor administratief werk zijn er nog steeds enkele aparte bureaus voorzien en voor discrete vergaderingen met klanten is er een vergaderzaaltje. Maar daarnaast zijn er ook nog enkele meer vernieuwende mogelijkheden, die je niet zo vaak tegenkomt in een doorsnee kantoor.
De afgelopen maanden las ik al heel wat artikels over de zin en onzin van vergaderingen en vooral de enorme kost die daarmee gepaard gaat. Tel de werktijd op van alle deelnemers aan een vergadering en je komt tot het besef dat het maar beter efficiënt kan zijn. Vergaderen op de klassieke manier, rond een grote tafel, kan je dus maar beter tot een minimum beperken. Maar dan moeten we natuurlijk wel andere manieren verzinnen om snel en efficiënt overleg te plegen wanneer dit nodig is.
Creando heeft hiertoe een tweetal ‘overlegplekken’ met speciale akoestische zetels. De structuur en het materiaal van deze zetels dempen het geluid waardoor de overige medewerkers in het kantoor niet teveel last hebben van het overleg. Hierdoor is het trouwens ook een zeer geschikte plaats om even een telefoontje te doen. Niets is meer hinderlijk dan een collega die voortdurend naast je zit te bellen. Creando beschikt over zowel de grotere ‘Floats’ (=Sofa voor meerdere personen) als de kleinere individuele ‘G-Spot’ exemplaren van deze akoestische zetels. Deze zeer wellustige benaming slaat uiteraard op de unieke ‘G’-vorm van deze zetels maar leent zich natuurlijk ook tot heel wat grappige uitspraken, die ideaal zijn als ijsbreker met bezoekende klanten, leveranciers of zakenrelaties. De genialiteit zit natuurlijk vaak in de details zoals stopcontacten die voorzien zijn aan iedere werkplek of zetel, zodat ook gebruikers van een oudere laptop zonder probleem hun ding kunnen doen.
Ergonomie is natuurlijk ook belangrijk en wat zeker opvalt aan de grote vergadertafel zijn de stoelen. De medewerkers kunnen kiezen uit een traditionele bureaustoel, een zitbal of een zadelstoel. Het wordt zelfs aangemoedigd om regelmatig eens te veranderen.
Nog meer leuke stoelen zien we op het ruime terras, wat eigenlijk bijna even groot is als het kantoor. Ook hier zijn zowel individuele als overleg opstellingen aanwezig (Iemand zin in een ‘donut’? ) zodat bij lekker weer gewoon op het terras kan gewerkt worden. Helaas was het tijdens mijn bezoek een typisch Belgische dag en viel de regen met bakken uit de lucht. Maar ik kan me dus best voorstellen dat het bij beter weer echt aangenaam kan zijn om op het terras te overleggen of te lunchen.
Ik moet toegeven dat het beslist nog niet zo gek is om een kantoor volgens deze principes in te richten. Liesbeth en Wim hebben hier beslist een mooi project neergezet wat tot voorbeeld en inspiratie kan dienen voor hun klanten en netwerk.
(Foto's : Michel Smeets)
