Hoe overhandig ik mijn visitekaartje best niet ?

In februari 2012 schreef ik een artikel over ‘alarmbelletjes’ die ik aantrof op visitekaartjes. Tot vandaag is dat één van de artikels waar ik het vaakst over wordt aangesproken. Tot vandaag is dat artikel ook nog steeds heel erg actueel. Tot vandaag ontvang ik nog steeds visitekaartjes waarop ik één of zelfs meerdere alarmbelletjes aantref uit dat bewuste lijstje. En tot vandaag maakt dat verhaal ook nog steeds deel uit van mijn presentaties over netwerken.

Het verhaal in dat vorige artikel ging over een zeer cruciaal moment, de ochtend na een netwerkevent, waarop je gesprekspartner jouw visitekaartje uit zijn zak haalt en opnieuw bekijkt. Op dat ogenblik vormt hij zich een idee over hoe professioneel jij bent wat bepalend is voor het vervolg van de zakelijke relatie.

Zelfs in deze digitale tijden is het nog steeds zeer belangrijk om papieren visitekaartjes op zak te hebben en uit te wisselen. Uiteraard kunnen we elkaars gegevens noteren in onze contactlijsten op onze smartphones… maar als ik me jouw naam niet kan herinneren zal ik je waarschijnlijk ook niet meer terugvinden in de ellenlange namenlijst. Door even te grasduinen in mijn collectie kaartjes vind ik in 99% van de gevallen steeds de persoon die ik zoek ook vrij snel terug. Zelf hou ik alle kaartjes bij in ringmappen per provincie, maar iedereen gebruikt best de methode die hij of zij zelf het handigst vind. En ja, Rolodex opbergsystemen bestaan ook nog steeds !

Hoog tijd om dat lijstje met aandachtspunten nog eens wat verder uit te breiden. Deze keer wil ik het hebben over een ander moment wat eveneens heel erg belangrijk is voor het bepalen van jouw professionaliteit, namelijk het moment waarop je je visitekaartje overhandigt aan je gesprekspartner. In China is dat zelfs bijna een ceremonieel gebeuren, waarbij het kaartje eerbiedig met twee handen wordt aangereikt. Ik ga het hier niet hebben over de typische clichés, uiteraard wissel je alleen visitekaartjes uit na een goed gesprek en ga je ze niet wild in het rond strooien. Ik ga ervan uit dat de basisregels van de netwerketiquette intussen toch al zover zijn doorgedrongen.

Ik wil het nu graag hebben over de TOP10 van zaken die ik jou liever NIET wil horen zeggen tijdens het overhandigen van je kaartje. Ik vond een iets of wat verouderd lijstje in een boek van Bob Popyk van bijna 20 jaar geleden en heb me hierdoor laten inspireren voor dit iets meer hedendaags lijstje met toch best herkenbare uitspraken. En voor alle duidelijkheid, ik heb al deze uitspraken minstens één keer zelf gehoord tijdens netwerkevents. Een stuk of twee hoorde ik zelfs nog afgelopen maand.

Oeps… dit is blijkbaar het enige kaartje wat ik nog bijheb en…

1. Ik vrees dat het al eens mee gewassen is, maar het is toch nog redelijk leesbaar.
2. Er staat vanachter nog wel iets op gekrabbeld, maar dat heb ik toch niet meer nodig.
3. Ik kan je dit echt niet meegeven want op de achterkant staat een telefoonnummer geschreven wat ik nog nodig heb.
4. Het is wel een beetje gekreukt, mijn nieuwe kaartjes zijn besteld.
5. Sorry dat het een beetje vuil is. Mijn kaartjes waren buiten uit mijn zak gevallen.

Of nog een beetje erger…

6. Mijn kaartjes zijn op, maar dit is een kaartje van een collega, ik schrijf mijn naam en GSM-nummer wel even op de achterkant.
7. Dit is nog een visitekaartje van mijn vorige job, maar mijn GSM-nummer is nog steeds hetzelfde. Ik zal de rest wel even doorstrepen en de naam van de nieuwe firma erbij schrijven.
8. Wat vind je van mijn kaartje ? Het was echt heel duur. Kijk maar eens naar de vergulde letters in reliëf.
9. Het bedrijf waarvoor ik werk koopt echt belachelijk dure visitekaartjes. Ze zouden beter mij wat meer betalen.
10. Mijn GSM-nummer, e-mail adres en website staan niet op het kaartje. Ik schrijf ze er nog wel even bij op de achterkant.

Bonus :

11. Mijn kaartjes zijn op… Geef me jouw kaartje dan stuur ik je wel een mailtje met mijn gegevens.
(Of nog enkele alternatieven : Ik heb geen kaartjes, ik ben mijn kaartjes thuis vergeten, mijn kaartjes zitten in mijn andere jas, … ).

Nogmaals, mensen hebben het meestal moeilijk om namen te onthouden. Je moet iemand echt meerdere keren ontmoeten voor de naam blijft plakken. De naam toevoegen aan een namenlijst is nutteloos als je twee dagen later de naam al niet meer kan herinneren. Meestal weet je nog wel waar je iemand hebt ontmoet, wanneer je daar rekening mee hebt gehouden in je opbergsysteem is het ook vrij eenvoudig om iemand terug te vinden. Vaak herken je ook de opmaak van het visitekaartje en kan je dit wel bij persoon X of Y plaatsen. Dus zelfs al voer je de gegevens van gekregen visitekaartjes in op je favoriete contactlijst, het loont altijd de moeite om ook de kaartjes bij te houden als backup.

Wat doe je met de achterzijde van je naamkaartje ?

De achterzijde van je naamkaartje is iets waar je misschien zelden echt over hebt nagedacht. Nochtans is het een gemiste kans wanneer je dit gewoon blanco zou laten. Je naamkaartje is immers een belangrijke tool tijdens het netwerken en het wordt ook nog eens meegenomen door je nieuwe contacten. 

In dit artikel deel ik 3 handige tips die we zelf grondig hebben getest en goed bevonden :


1. Een rake slogan

Op onze eerste naamkaartjes stond op de keerzijde enkel deze zin : “How can I help you ?”, waarmee ik ook dadelijk de absolute basisregel van het netwerken wou toepassen. Wanneer ik een kaartje overhandigde aan een nieuw contact, zorgde ik er ook voor dat ik het kaartje steeds aanreikte met deze slagzin aan de bovenkant. Een extra prikkel voor mijn contactpersoon, waardoor ik beter zou blijven plakken in zijn of haar geheugen.

2. Een memoveld

Voor meerdere klanten hebben we ooit naamkaartjes ontworpen met op de keerzijde een mooi gestileerd memoveld. De exacte toepassing van het veld varieerde nogal eens van klant tot klant. Een uitstekende netwerker had iets als “Ik heb je ontmoet op dit event :”, een nagelsalon had er een afsprakenlijst van gemaakt en een distributeur koos gewoon voor een tekstkader met “MEMO” erboven.

3. Een badge

Op steeds meer netwerkevents krijg je aan de ingang een plastic badgehouder, waarin je je eigen naamkaartje kan schuiven. Op die manier wordt je naamkaartje dus ook meteen je badge. Helaas merk ik vaak dat de naam van de persoon veel te klein op een naamkaartje staat, waardoor eigenlijk de functie als badge wat moeilijker wordt. Bij onze verhuis hebben wij ervoor gekozen om alle naamkaartjes op de achterzijde te voorzien van een heuse “badgezijde”, met alleen het logo, de naam en de functie van de persoon. Op die manier heb je tijdens netwerkevents, maar vb. ook tijdens beurzen of opendeurdagen steeds een professionele badge op zak.

Eigenlijk ben ik ervan overtuigd dat er nog veel meer geniale toepassingen te bedenken zijn voor de achterzijde van een naamkaartje. Denk maar aan een mooie foto voor een fotograaf of een lekker recept voor een kok. Als jullie nog meer leuke toepassingen kunnen bedenken lees ik het graag in de comments bij dit artikel op onze blog of op onze Facebook of LinkedIn pagina’s.

Hoe kies je de juiste businessclub of het meest geschikte netwerkevent ?

 

In elke provincie zijn er tientallen businessclubs actief en zijn er meermaals per week interessante events waar je ondernemers en professionals kan ontmoeten. Hoe kies je nu de businessclub of het netwerkevent wat voor jou het meest geschikt is ?

Onlangs hoorde ik een opmerking van een ondernemer in de zin van "Deze meetings zijn niet interessant voor mij want mijn doelpubliek zit hier niet" ... dat vond ik persoonlijk een rare gedachtekronkel. Je gaat immers niet naar een netwerkevent met de bedoeling om zaken te doen met de andere aanwezigen. Het doel van netwerken is meer mensen leren kennen en mensen naar elkaar doorverwijzen. De business komt m.a.w. steeds uit de tweede graad van het netwerk. Een mogelijke denkpiste zou dus kunnen zijn "Waar zitten er mensen die mij kunnen helpen om in contact te komen met mijn doelpubliek". Die stelling is alleszins al een stuk beter dan de vorige.

Mensen die bewust investeren in het opbouwen van een netwerk gaan vaak nog een stap verder. Door meerdere clubs en events te bezoeken zorgen ze ervoor dat hun netwerk breed en gevarieerd is. Hun directe contacten beperken zich niet tot één enkele club met vb. zaakvoerders van kleine KMO's, maar door hun lidmaatschappen van meerdere clubs krijgen ze een netwerk dat alle lagen van de professionele wereld omvat : Freelancers, zelfstandigen met een eenmanszaak, zaakvoerders van kleine KMO's, zaakvoerders van grotere KMO's, professionals met een kaderfunctie in grotere bedrijven, ...
Het spreekt voor zich dat de kansen en opportuniteiten ook zullen toenemen wanneer je netwerk groter en breder is. Je netwerk zal immers een groter stuk van de professionele wereld bevatten.

Je zal ook niet met iedereen in je netwerk een even hechte band opbouwen. Net zoals er een onderscheid is tussen vrienden en kennissen heb je ook een hechtere of minder hechte band met je contacten. Beginnende netwerkers hebben nogal eens last om door de bomen het bos te zien aangezien er zoveel keuze is in clubs, events, formules en concepten. Er zijn ontbijtmeetings, lunchmeetings en avondmeetings, dus keuze genoeg. Vergeet niet dat er naast de gebruikelijke netwerkevents ook nog vele andere events zijn waar je ook kan netwerken. Er worden heel wat belangrijke relaties opgebouwd op de golf- of zeilclub en wat dacht je van de business-seats bij een voetbalclub of een serviceclub waar men samen een inspanning doet voor goede doelen.

Netwerkorganisaties die wereldwijd zeer succesvol zijn, hanteren vaak een formule die gebaseerd is op het uitwisselen van aanbevelingen (vb. BNI, BRX, ...). Een beginnende netwerker ziet in zo'n club vrij snel resultaat van zijn inspanningen, maar zal daarbuiten ook proactief moeten netwerken om effectief een eigen contactennetwerk op te bouwen. In dit specifieke voorbeeld zal je zeer hechte banden ontwikkelen binnen de aanbevelingsorganisatie, maar heb je ook behoefte aan een groter netwerk van hechte en minder hechte contacten daarbuiten. Anders beperk je immers je directe contacten tot de leden van die ene club.

Enkel en alleen de events van één of meerdere clubs bezoeken is natuurlijk niet voldoende. Het is aan te bevelen om tevens met je gesprekspartners te connecteren via online netwerken en op die manier in contact te blijven "tussen de meetings". Het gebeurt immers maar al te vaak dat zakelijke afspraken je aanwezigheid op een netwerkevent beletten. Wanneer je enkele keren niet aanwezig bent op een bepaald netwerkevent, zal men ook minder aan je gaan denken. Door in die periodes toch online actief te blijven ziet je netwerk toch telkens weer jouw naam en foto verschijnen in hun nieuwsoverzichten, waardoor je toch in de aandacht blijft. Daarnaast is het ook een middel om op een eenvoudige manier met meer mensen in contact te blijven. Vorige generaties bezochten café's of sportclubs en bleven in contact met maximaal een paar honderd mensen. Vandaag kan je door efficiënt gebruik van sociale media met veel gemak in contact blijven met een veelvoud daarvan.

Je krijgt geen tweede kans

In Angelsaksische landen hebben ze een heel mooi gezegde “You never get a second chance to make a first impression”. Je krijgt geen tweede kans om een eerste indruk na te laten.

Een waarheid als een koe maar helaas een zeer concreet gegeven waar vandaag veel te weinig rekening mee wordt gehouden.

Het maakt niet uit of je starter bent of een ervaren ondernemer. Denk regelmatig na over hoe jij en je bedrijf overkomen bij je klanten of prospects. Stel jezelf de vraag hoe je wil gezien worden door je klanten en prospects. Neem daarna de nodige acties om dat imago ook effectief te creëren, bij te sturen of te bestendigen.

Een imago opbouwen is hard werken en spreidt zich uit over alle mogelijke aspecten van je bedrijf, van jezelf als ondernemer en van alle communicatie die er gebeurt met klanten, leveranciers en prospects. Vandaag heb ik het niet over je wagen, je bedrijfspand of de keuze voor een stijlvol pak wanneer je naar een meeting gaat. Ik heb het vandaag over kleine aspecten in je communicatie die ervoor zorgen dat de ontvanger een goed of minder goed gevoel krijgt.

Sociale media zijn uitermate geschikt voor het opbouwen van credibiliteit en een goede online reputatie, zoals ik al meermaals heb besproken in eerdere blogposts. Maar stel dat je daarna een potentiele klant tegen het lijf loopt op een netwerkavond en je geeft die persoon een naamkaartje waar een aantal rare zaken mee aan de hand zijn. Je credibiliteit en reputatie verdwijnen als sneeuw voor de zon en je zal heel hard moeten werken om alsnog het vertrouwen van die persoon te krijgen.

Dit zijn enkele concrete voorbeelden die ik regelmatig tegenkom en die me telkens weer het gevoel geven dat kwaliteit en professionaliteit voor deze persoon geen prioriteit is.

Het ene voorbeeld vind ik uiteraard al wat erger dan het andere, maar het zijn allemaal knipperlichten of alarmbelletjes wanneer het gaat over vertrouwen, kwaliteit en betrouwbaarheid.  

• Naamkaartjes met reclame van de drukker op de achterkant, waardoor ze gratis zijn.
• Naamkaartjes met gegevens die met balpen doorstreept of verbeterd zijn.
• Naamkaartjes zonder postadres.
• Naamkaartjes zonder vaste telefoon, enkel een GSM nummer.
• Naamkaartjes zonder de naam van de persoon.
• Naamkaartjes met een emailadres via Hotmail, Yahoo, …
• Naamkaartjes met een emailadres via de Internet provider, terwijl het bedrijf wel degelijk een website heeft met een eigen domeinnaam.
• Naamkaartjes met een abnormaal groot formaat zodat ze gegarandeerd in de prullenmand terecht komen.
• Zelf afgedrukte naamkaartjes met kartelrandjes of strepen doorheen de bedrukking.

Uiteraard gelden dezelfde regels voor alle andere bedrijfscommunicatie zoals brochures, folders, flyers, advertenties, …

• Schreifvouten
• Minderwaardige afdruk- en papierkwaliteit (vaak zijn dit kleurenkopies)
• Een standaard opmaak die regelrecht uit Microsoft Publisher komt

Wil je als een professional aanzien worden door je netwerk, zorg dan dat je ook zo overkomt.
Niet alleen door je houding en gedrag in het netwerken, maar ook via je communicatie, je naamkaartjes en folders.

Ongeacht of je een startende eenmanszaak bent of een zaakvoerder van een KMO, voor zeer weinig geld kan je toch een verzorgde communicatie opzetten die het juiste resultaat zal opleveren.