Een professionele eerste indruk met je e-mail bericht

Een eerste indruk is vaak ook een blijvende indruk. In eerdere artikels gaf ik al tips voor o.a. visitekaartjes, maar uiteraard communiceren we vandaag ook heel veel via de computer.

Wanneer je een e-mail bericht van iemand ontvangt krijg je ook een beeld van die persoon.
 

• Is het bericht bondig of eerder langdradig ? 
• Is de tekst geschreven in een correcte en zakelijke taal ? 
• Bevat het bericht een voetnoot met alle contactgegevens van de persoon en/of het bedrijf ?

En last but certainly not least :

• Gebruikte de afzender een professioneel en zakelijk e-mailadres ?

Dat laatste vind ik persoonlijk de allereerste vereiste voor professionele communicatie via e-mail. Wanneer ik een e-mail bericht ontvang van een Hotmail, Gmail of Telenet mailbox, dan krijg ik onmiddellijk het gevoel dat deze persoon niet erg professioneel met zijn zaak bezig is.

 

Nochtans zie ik genoeg voorbeelden van handelaars of ondernemers die wel degelijk een website met een eigen domeinnaam bezitten, maar hun domeinnaam niet gebruiken voor hun mailbox(en). Een gemiste kans om vanaf het eerste e-mail contact veel professioneler over te komen.

 

Ik geef regelmatig advies aan startende ondernemers. Soms hebben die nog geen definitieve beslissing genomen over hun bedrijfsnaam en willen ze om die reden ook nog wachten met het registreren van hun domeinnaam. In dat geval geef ik het advies om in afwachting toch alvast hun eigen naam te registeren als domeinnaam, zodat ze een mailadres kunnen gebruiken in de vorm van info@geertconard.be

Wanneer ze dan nadien hun bedrijfsnaam ook als domeinnaam gaan gebruiken kunnen ze die mailbox met persoonlijke naam nog steeds verder gebruiken als privé-mailbox. Een advies wat intussen door heel wat starters werd gevolgd.

Een groot gat zal dit zeker niet slaan in je budget. Wij kozen ervoor om voor onze klanten niet te werken met een low budget leverancier, maar uitsluitend hostingproducten aan te bieden van het grootste hostingbedrijf van ons land. Voor een zakelijk startpakketje met een eigen domeinnaam en bijbehorende mailbox betaal je amper 37 Euro excl. BTW per jaar.

Waarom afstuderende jongeren NU moeten starten met de opbouw van een professioneel netwerk

Door het woordje "professioneel" toe te voegen in de titel van dit artikel voorkwam ik een belangrijke fout. Elke jongere heeft immers reeds een netwerk, maar hij of zij ziet dit nog niet als een mogelijke interessant netwerk voor zakelijke doeleinden. 

Elke jongere heeft immers een netwerk opgebouwd via zijn contacten op school, in sportclubs, in de jeugdbeweging, in het uitgangsleven, via hobbies, via familie, ...

Een netwerk is inderdaad groter dan wat je in eerste instantie zou denken. Hoe je ermee omgaat bepaalt  wat het netwerk voor jou zou kunnen betekenen. In het geval van een afstuderende jongere is dit natuurlijk zeer belangrijk. Iedereen is het intussen erover eens dat een netwerk van goede contacten positief zal bijdragen aan de rest van je professionele leven. Wanneer je erin slaagt om je contacten "warm" te houden zal je ook voortdurend een beroep kunnen doen op je netwerk.

De basis voor een professioneel netwerk is zeer eenvoudig. Als iemand weet wie jij bent en wat je doet ... en jij weet dit ook van die persoon, dan behoren jullie tot elkaars netwerk en kunnen opportuniteiten aan elkaar worden gesignaleerd. Uiteraard is dit ook een grote troef bij de zoektocht naar een eerste job, maar ook later wanneer je je verdere carrière gaat uitstippelen.

Het netwerk van afstuderende jongeren bestaat hoofdzakelijk uit andere jongeren die eveneens op het punt staan om af te studeren. Volgens statistieken zouden jongeren op het ogenblik dat ze afstuderen ongeveer een duizendtal contacten hebben via hun diverse netwerken. De jongeren in dit netwerk zullen eveneens afstuderen en komen daarna terecht in evenveel bedrijven. Opeens verandert dit netwerk in een professioneel netwerk van 1000 jonge professionals. Wanneer je als afstuderende jongere erin slaagt om je contacten te behouden zal je dus ook je carrière starten met een professioneel netwerk van 1000 jonge professionals, binnen 1000 verschillende bedrijven. Uiteraard is dit kort door de bocht naar cijfers toe, maar in essentie is het zeker correct. Jongeren moeten zich bewust zijn van de zeer sterke troef die ze hiermee in handen hebben.

Anderzijds is het natuurlijk ook interessant voor bedrijven die jonge professionals willen aanwerven.

Met die jonge werknemer voegen ze immers ook zijn of haar netwerk toe aan hun tweede graad, wat ook de opportuniteiten en mogelijkheden voor het bedrijf zal vergroten.

In dit betoog negeer ik dan nog het feit dat vermoedelijk een aantal van die 1000 jongeren als zelfstandige ondernemers zelf een activiteit uit de grond zullen stampen. Hierbij kunnen ze natuurlijk nog veel meer voordeel halen uit een groot netwerk van warme contacten.