Een professionele eerste indruk met je e-mail bericht

Een eerste indruk is vaak ook een blijvende indruk. In eerdere artikels gaf ik al tips voor o.a. visitekaartjes, maar uiteraard communiceren we vandaag ook heel veel via de computer.

Wanneer je een e-mail bericht van iemand ontvangt krijg je ook een beeld van die persoon.
 

• Is het bericht bondig of eerder langdradig ? 
• Is de tekst geschreven in een correcte en zakelijke taal ? 
• Bevat het bericht een voetnoot met alle contactgegevens van de persoon en/of het bedrijf ?

En last but certainly not least :

• Gebruikte de afzender een professioneel en zakelijk e-mailadres ?

Dat laatste vind ik persoonlijk de allereerste vereiste voor professionele communicatie via e-mail. Wanneer ik een e-mail bericht ontvang van een Hotmail, Gmail of Telenet mailbox, dan krijg ik onmiddellijk het gevoel dat deze persoon niet erg professioneel met zijn zaak bezig is.

 

Nochtans zie ik genoeg voorbeelden van handelaars of ondernemers die wel degelijk een website met een eigen domeinnaam bezitten, maar hun domeinnaam niet gebruiken voor hun mailbox(en). Een gemiste kans om vanaf het eerste e-mail contact veel professioneler over te komen.

 

Ik geef regelmatig advies aan startende ondernemers. Soms hebben die nog geen definitieve beslissing genomen over hun bedrijfsnaam en willen ze om die reden ook nog wachten met het registreren van hun domeinnaam. In dat geval geef ik het advies om in afwachting toch alvast hun eigen naam te registeren als domeinnaam, zodat ze een mailadres kunnen gebruiken in de vorm van info@geertconard.be

Wanneer ze dan nadien hun bedrijfsnaam ook als domeinnaam gaan gebruiken kunnen ze die mailbox met persoonlijke naam nog steeds verder gebruiken als privé-mailbox. Een advies wat intussen door heel wat starters werd gevolgd.

Een groot gat zal dit zeker niet slaan in je budget. Wij kozen ervoor om voor onze klanten niet te werken met een low budget leverancier, maar uitsluitend hostingproducten aan te bieden van het grootste hostingbedrijf van ons land. Voor een zakelijk startpakketje met een eigen domeinnaam en bijbehorende mailbox betaal je amper 37 Euro excl. BTW per jaar.

Profielfoto's : Herkenbaarheid is belangrijker dan ijdelheid

Een tijdje geleden was ik geboekt als gastspreker voor een lokale Unizo afdeling. De avond voordien kreeg ik nog een mailtje met praktische afspraken van de plaatselijke voorzitster, waarop onderaan ook haar foto stond. Toen ik ter plaatse kwam zag ik haar niet, maar meldde me aan bij het onthaal. Ik ging vervolgens mijn laptop installeren en iets later stond ik op het podium met mijn presentatie “Leer netwerken in 30 minuten”. Pas na afloop van mijn presentatie kwam de voorzitster naar mij toe… en ik herkende haar helemaal niet. Ze leek absoluut niet meer op haar foto, wat dus best een aanzienlijke handicap is tijdens het netwerken.

Tijdens mijn presentaties vertel ik steeds hoe belangrijk het is dat mensen je vlot kunnen herkennen van je profielfoto. Als die foto al enkele jaren oud is, loont het zeker de moeite om eens een nieuwe te maken. Soms merk ik dat dames met een zekere leeftijd liever iets oudere foto’s gebruiken, maar dat is dus zeker niet nodig. Ben je naar de kapper geweest en heb je voortaan een totaal andere haarsnit en -kleur, pas dan ook best je profielfoto aan voor een betere herkenbaarheid. Hetzelfde geldt voor een overstap van bril naar lenzen of vice versa. Herkenbaarheid is absoluut belangrijker dan ijdelheid 😉.

Een goede profielfoto zorgt dat mensen je gemakkelijk herkennen en per definitie bevordert het dus ook het netwerken. Maar met een goede profielfoto geef je ook een belangrijke eerste indruk. Zorg dus steeds voor een professionele foto, met kleding die je ook zou dragen tijdens een netwerkevent (nee, dus liever geen badpakfoto van je laatste vakantie) en zorg steeds voor een glimlach. Een foto met glimlach straalt openheid uit. Je geeft aan dat mensen je mogen benaderen. Plaats ook steeds dezelfde profielfoto op al je sociale media profielen, dit verhoogt de herkenbaarheid nog aanzienlijk.

Hoe vaak moet je die profielfoto veranderen ? Mijn advies is om minstens éénmaal per jaar een nieuwe herkenbare foto te plaatsen. Vergeet niet dat onze leefwereld ook sterk evolueert doorheen de jaren. Fototoestellen zijn de laatste jaren enorm verbetert in kwaliteit. Foto’s zijn vandaag veel kleuriger en hebben meer contrast en scherpte dan foto’s van 10 jaar geleden. Ook de kleren die je draagt en je haarsnit zijn uiteraard modegevoelig. Wanneer je nog op de foto staat met een kostuum en kapsel van 25 jaar geleden, dan kom je niet bepaald professioneel over, tenzij je zaakvoerder bent van een vintagewinkel of barbershop 😉

Deze paragraaf is hopelijk overbodig, maar je profielfoto moet dus wel degelijk een foto zijn van jezelf. Dus zeker geen foto van je baby, kat of hond. Het is trouwens verplicht volgens de spelregels van alle sociale netwerken en het is zoals ik met dit artikel wil aantonen levensnoodzakelijk voor je netwerksucces.

Vroeger zag ik regelmatig LinkedIn profielen zonder profielfoto. Vandaag gebeurt dit gelukkig nog eerder zelden. Maar op LinkedIn heb je nog een tweede soort anonieme profielen. Hiermee bedoel ik de ‘voyeurs’ die je profiel bezoeken zonder hun eigen identiteit prijs te geven. Vermoedelijk werd deze functie ooit gecreëerd voor rekruteringsdoeleinden, maar uiteraard bevordert dit ook niet bepaald het netwerken. Ik bezoek regelmatig de pagina waarop ik kan zien wie mijn profiel heeft bezocht en er zit er toch elke keer wel minstens eentje bij die anoniem is. Het geeft altijd een raar gevoel, want die persoon wil duidelijk dingen over mij weten, maar wil niet dat ik hem of haar kan aanspreken. Netwerken is tweerichtingsverkeer. Het is een dialoog. Maak het anderen gemakkelijker om met jou die dialoog aan te gaan en zorg dat iedereen je kan zien op LinkedIn. Een simpel gesprek kan leiden tot grote zakelijke successen.

Elevator Pitch : Hou rekening met de persoon die voor je staat

Zowat de belangrijkste vaardigheid die je nodig hebt om te netwerken is jezelf op een behoorlijke manier kunnen voorstellen. Dat is wat men ook wel eens de ‘elevator pitch’ noemt. Vergeet de boeken en artikels die stellen dat je je verhaal moet kunnen uitspuwen op maximaal 20 seconden, de tijd die je normaal doorbrengt in een lift. Door je verhaal op een drafje af te ratelen kan je nooit een goede indruk maken. Maar tijdens een netwerkevent zou je toch in staat moeten zijn om op een paar minuutjes tijd jezelf voor te stellen met een mooi samenhangend verhaal.

Het verhaal wat je brengt is dus zeer belangrijk, maar door de jaren heen heb ik toch een vrij grote ergernis opgebouwd over de manier waarop sommigen dit brengen. Er zijn namelijk netwerkers die hun verhaal brengen alsof het een reclamespot op TV is. Duidelijk keihard ingestudeerd en woord voor woord gebracht. Inclusief een grappige one-liner als uitsmijter en nogmaals hun naam en bedrijfsnaam om mee te eindigen. Zero spontaniteit. Op die manier kom je misschien over als een ‘gladde verkoper’, maar zeker niet als een professional waar ik met een gerust hart mogelijke geïnteresseerden naartoe kan sturen. In het netwerken werkt dit soort ‘commercials’ echt niet.

Ik besef zeer goed dat het een beetje contradictorisch is. Langs de ene kant mag je geen verhaal instuderen en letterlijk woord voor woord brengen, maar langs de andere kant durf ik ook stellen dat enige voorbereiding echt noodzakelijk is. Je moet immers toch wel vooraf weten wat je allemaal wil vertellen. Wanneer je ter plaatse nog moet beginnen nadenken over wat je wil vertellen kom je ook niet professioneel over. Jezelf op een behoorlijke manier voorstellen is een vaardigheid die steeds beter zal worden naarmate je langer netwerkt. Maak je dus vooral niet teveel zorgen, niemand was hier echt fantastisch in vanaf zijn eerste netwerkevent !

Vandaag ga ik het hebben over één welbepaald aspect van je pitch :

“Hou rekening met de persoon die voor je staat”

Net zoals het voor mij als gastspreker tijdens een netwerkevent belangrijk is om te weten welk publiek er voor mij staat, is het ook voor jou belangrijk om te weten wie je gesprekspartner is aan wie je je verhaal brengt.

Het is de kunst om je verhaal steeds aan te passen aan de persoon die voor je staat. Uiteraard is het ook mogelijk dat je tijdens sommige netwerkevents jezelf mag voorstellen aan een groepje van mensen. Dan is het nog iets moeilijker, want ook dan moet je proberen rekening te houden met iedereen rond de tafel.

Ik geef jullie met plezier enkele tips die hierbij kunnen helpen :

• Ik probeer steeds eerst mijn gesprekspartner aan het woord te laten zodat ik het goede voorbeeld kan geven door aandachtig te luisteren en misschien zelfs een gerichte vraag te stellen. Intussen ben ik ook volledig op de hoogte van zijn activiteiten en kan ik mijn verhaal daaraan aanpassen. Als het gaat om een groepje van mensen kom ik met veel plezier als laatste aan de beurt om dezelfde reden.
• Heeft je gesprekspartner affiniteit met jouw sector ? Meestal is dat eerder niet het geval en moet je dus de activiteiten van jouw bedrijf echt zo eenvoudig mogelijk uitleggen. Vermijd steeds vakjargon, want het is de bedoeling dat men je verhaal kan begrijpen, onthouden en zelfs navertellen. In de VS zeggen ze wel eens “explain it to me like I was a 12 year old” en dat is inderdaad de enige correcte manier. Als je het toch lastig vind om je activiteiten duidelijk te maken, gebruik dan een voorbeeld : “een klant met probleem XXX kwam bij ons langs en wij hebben dat op de volgende manier opgelost…”. 
• Gaat het toch om een persoon die in exact dezelfde sector zit ? Ook dat is absoluut geen probleem. Vertel gewoon wat je doet en leg de focus daarbij vooral op taken die je zelf vaak uitbesteed en aan taken die je wel eens vaker doet voor anderen binnen dezelfde sector. De kracht zit in dit geval immers in het verschil in focus tussen beide bedrijven. Ooit kreeg mijn IT bedrijf een vrij grote klant doorgeschoven van een ander IT bedrijf, omdat er teveel support ter plaatse nodig was, wat absoluut niet de focus was van dat IT bedrijf.
• Wat is de gelegenheid ? Een pitch voor potentiële investeerders is toch net iets anders dan een netwerkavond van VOKA. Je zorgt dus dat je in je verhaal vertelt wat de persoon tegenover jou waarschijnlijk het meest belangrijk zal vinden. Laat het overtollige eruit, zo heb je nog wat achter de hand als er vragen gesteld worden.
• Wil je zelf de vruchten plukken van je netwerkinspanningen, vergeet dan niet zo duidelijk mogelijk te vertellen waarmee men jou het best kan helpen. (Voorbeeld : je mag mij steeds in contact brengen met de verantwoordelijke van afdeling XXX in bedrijven uit sector YYY)
• Een ‘elevator pitch’ is GEEN sales pitch. Breng een geloofwaardig verhaal over je activiteiten zodat je gesprekspartner een duidelijk beeld heeft van wat je doet en wie hij potentieel naar jou zou kunnen doorsturen. 
• Maak het voor je gesprekspartner zo eenvoudig mogelijk om je verhaal te onthouden. Spreek duidelijk en zorg dat er altijd iets bijzonders in je verhaal zit waardoor het zeker onthouden zal worden. Vind je niet dadelijk iets over je activiteit, gooi er dan misschien iets achteraan over je hobby.

Geert Conard is een spreker, schrijver en consultant die zijn publiek steeds trakteert op massa's praktische netwerktips. Voor meer informatie kan je steeds terecht op www.esito.be

Netwerken is elkaar helpen om meer omzet te behalen

Deze afbeelding kwam ik tegen op Internet en deed me nadenken. 

Netwerken is niet hetzelfde als verkopen. Een stijgende omzet kan wel het gevolg zijn van correct netwerken. 

Netwerken is misschien wel elkaar helpen om meer omzet te behalen. En dat kan soms heel eenvoudig... en hoeft zelfs niets te kosten. 

"Wij zoeken een gastspreker, maar helaas is er geen budget"

In de reeks met netwerktips voor organisatoren van netwerkevents wil ik het in dit artikel graag hebben over het inhuren van gastsprekers. Een vlotte gastspreker met een interessant onderwerp zorgt immers voor een geslaagd evenement waar de bezoekers met plezier aan terugdenken.

Een professionele spreker is een ondernemer of trainer voor wie presentaties en workshops volwaardige commerciële activiteiten zijn. Van een professionele spreker mag je een presentatie verwachten met bruikbare en praktische inhoud, die waarde oplevert aan je bezoekers. Wil je een professionele gastspreker voor je evenement, zorg dan ook voor een eerlijke vergoeding.

Ik schrijf dit artikel vooral vanuit mijn eigen ervaring als gastspreker tijdens netwerkevents. Al bijna 14 jaar breng ik regelmatig en met veel plezier presentaties met praktische netwerktips. Wanneer het gaat om een lokale businessclub doe ik dat steeds aan een sterk verlaagd tarief. Er is immers een hemelsbreed verschil tussen een lokale businessclub, die een event organiseert voor zijn eigen leden, tegenover een evenement waar veel meer aanwezigen een stevig toegangsticket betalen.

Toch gebeurt het soms wel eens dat een club of organisator onvoldoende budget heeft en daardoor zelfs het verlaagde tarief niet kan betalen. In dat geval proberen we samen naar een oplossing te zoeken. Een aantal mogelijke oplossingen geef ik mee in dit artikel.

Waarom kan het niet gratis ?

Gratis of bijna gratis een presentatie komen brengen is voor een professionele spreker niet mogelijk. Het kan immers niet de bedoeling zijn dat een gastspreker mee gaat investeren in jullie evenement.

Soms krijg ik als opmerking dat het gaat om een belangrijk event waar ik toch heel wat “exposure” krijg (=zichtbaarheid/naambekendheid). Maar wanneer je al spontaan aan mij hebt gedacht als gastspreker voor je evenement denk ik dat het eigenlijk best wel goed zit met die naamsbekendheid. En “zichtbaarheid” is nog steeds geen geldig betaalmiddel, dus daar koop ik helaas geen brood of stookolie mee.

Hoe bekijk ikzelf de kost van mijn presentatie ? Mijn voordrachten zitten barstensvol waardevolle tips, verhalen en voorbeelden die ik heb verzameld gedurende heel wat jaren intensief netwerken. De dag voor mijn presentatie overloop ik steeds alle slides en kijk na welke er moeten geselecteerd en geactualiseerd worden. Regelmatig wordt nieuw materiaal toegevoegd en oud materiaal verwijderd. Reken gemiddeld op een paar uur praktische voorbereiding voor elke presentatie. Aangezien de meeste presentaties ’s avonds doorgaan, vertrek ik ook steeds vroeg genoeg om doorheen de avondfiles tijdig op de locatie aanwezig te zijn. Vanwege de files tijdens de heenrit is het eerder regel dan uitzondering dat ik in totaal drie tot vier uur doorbreng in de wagen. Uiteraard blijf ik ook na de presentatie nog ter plaatse om vragen van bezoekers te beantwoorden. De totale werktijd die aan elke spreekopdracht gespendeerd word loopt toch al snel op tot een volledige werkdag, zelfs al sta ik maar 15 of 30 minuten op het podium voor een inspirerende presentatie.

Heel vaak gaat het om evenementen die doorgaan in mooie (dure) locaties en is er ook een schitterende catering voorzien. Jammer dat er dan geen budget meer overblijft om de spreker(s) te betalen, wiens naam en onderwerp meestal wordt gebruikt als publiekstrekker voor het evenement. Geef toe dat dit toch niet echt eerlijk lijkt.
 
Maar wat als er echt onvoldoende budget is ?
 
Uiteraard zijn er steeds oplossingen te vinden voor een organisator die onvoldoende budget heeft, maar toch een evenement op poten moet zetten. Ik geef enkele mogelijkheden :

• Misschien is het niet echt noodzakelijk om elke keer een gastspreker te hebben. Er zijn tal van andere netwerkconcepten die je kan toepassen tijdens netwerkevents. Wanneer je de evenementen met gastsprekers beperkt tot vb. twee per jaar heb je ook een hoger budget om hieraan te besteden.
• Heb je onvoldoende budget voor een professionele spreker, vraag dan liever een CEO of kaderlid van een groot bedrijf als spreker. Deze mensen krijgen een mooi maandloon en het vertegenwoordigen en promoten van het bedrijf behoort tot hun takenpakket. Deze sprekers zullen met veel plezier een verhaal komen vertellen in ruil voor zichtbaarheid voor hun bedrijf. Hou er wel rekening mee dat het verhaal vaak wat commerciëler getint zal zijn, want uiteraard komen ze in de eerste plaats hun bedrijf promoten.
• Sommige professionele sprekers hebben ook zelf boeken gepubliceerd. Vaak zijn ze bereid om voor een lagere vergoeding een presentatie te geven, mits er minimum een bepaald aantal boeken worden aangekocht. Het gaan dan voor alle duidelijkheid niet om vrije verkoop van boeken tijdens het evenement, maar over een effectieve bestelling vooraf van een afgesproken aantal boeken.
• Ben je op zoek naar een spreker voor een evenement van een school ? Zelf spreek ik regelmatig tegen een minimale onkostenvergoeding voor (hoge)scholen en universiteiten, omdat ik het belangrijk vind om mijn boodschap ook mee te geven aan de volgende generaties van ondernemers. Heel wat professionele sprekers hebben een warm hart voor het onderwijs en zijn meer dan bereid om deze bijdrage te leveren.

5 Tips voor organisators van netwerkevents

Sinds de zomer van 2004 ben ik non-stop betrokken geweest bij diverse netwerkorganisaties en heb ik alle aspecten van het organiseren en begeleiden van netwerkevents kunnen bestuderen. Meestal zijn mijn netwerktips bedoeld voor de bezoekers van zulke evenementen. In dit artikel draai ik het eens een keertje om :

5 tips voor organisators van netwerkevents.

1. Zorg dat het concept van je netwerkevent glashelder is. In de loop der tijd heb ik tientallen verschillende concepten gezien die allemaal een bepaald doelpubliek aantrokken. Elk concept heeft dus zeker zijn bestaansreden. Maar om aantrekkelijk te zijn voor de bezoeker moet het concept ook glashelder gecommuniceerd worden : Komt er een spreker ? Moet elke deelnemer zich voorstellen voor de volledige groep ?  Moeten de deelnemers zich aan elkaar voorstellen in kleine groepjes ? Worden er naamkaartjes uitgewisseld ? Is er ook iets te eten ? Deelnemers moeten vooraf duidelijk weten wat er zal gebeuren en niet ter plaatse voor een voldongen feit komen te staan.
2. Als organisator moet je letterlijk een extra zintuig hebben tijdens de volledige duur van het evenement. Elke nieuwkomer die voor het eerst je evenement bezoekt moet je absoluut persoonlijk verwelkomen. Aansluitend stel je hem of haar liefst ook voor aan enkele andere bezoekers. Een goed netwerkevent is een event zonder muurbloempjes. Zorg dat niemand alleen blijft staan tijdens het netwerkevent. Spreek de persoon aan en stel hem of haar voor aan anderen. Het is de bedoeling dat niemand uitgesloten wordt en dat alle aanwezigen een fijne ochtend, middag of avond meemaken.
3. Liggen er lijsten op tafel met de namen van alle deelnemers ? Deel dan ook mee bij de start van het evenement dat men steeds iemand van de organisatie mag vragen om een introductie te doen. Meestal kennen de organisatoren toch de meeste deelnemers, dus voor hen is dit een peulenschil. Voor de (mogelijk introverte) bezoeker die de anderen (nog) niet kent is het een hemelsbreed verschil. Uiteraard kan je dit ook doen wanneer er geen lijsten liggen, maar de deelnemers vooraf zichtbaar zijn via vb. een Facebook-eventpagina.
4. Een goede organisator blijft ook tussen de events in contact met zijn bezoekers. Zorg voor een LinkedIn- en/of Facebook groep waarin je de bezoekers (of leden) kan samenbrengen en waar een voortdurende communicatie kan gestimuleerd worden. Online en offline netwerken zijn vandaag volledig verweven en stimuleren elkaar.
5. Ook je vaste publiek (of leden) moet je blijven boeien. Zorg dat je concept levendig blijft door er voortdurend aan bij te schaven of regelmatig eens voor wat afwisseling te zorgen. Het kan vb. verfrissend zijn voor een event waar normaal geen gastsprekers komen, om één of twee keer per jaar toch een gastspreker met een interessant onderwerp uit te nodigen.

Netwerken is relaties opbouwen

Elke week kom ik wel iemand tegen die netwerken ziet als een handige shortcut naar een snelle verkoop. Ik heb het al meermaals neergeschreven op deze blog : Netwerken en verkopen zijn twee professionele activiteiten die weinig of niets met elkaar te maken hebben. Netwerken is het opbouwen van zakelijke relaties. Punt.

Netwerken is geen manier om snel rijk te worden of om snel je bedrijf te doen boomen. Netwerken is een stappenplan met resultaat op lange termijn. En daarmee bedoel ik niet noodzakelijk dat je lang moet wachten op resultaat, maar wel dat die resultaten ook kunnen blijven komen. Wanneer iemand jouw producten of diensten heeft aanbevolen bij iemand uit zijn kennissenkring is er immers de kans dat hij dat meermaals zal doen.

1. Bouw aan je netwerk
2. Bouw aan je credibiliteit en reputatie, zodat men je ook voldoende zal vertrouwen om potentiële klanten naar je door te sturen.
3. Hou de relaties warm zodat men aan jou blijft denken en zorg ervoor dat je reputatie intact blijft.

Vanaf dan begint de inspanning ook zijn vruchten af te werpen. Iemand uit jouw netwerk komt iemand anders tegen die op zoek is naar iets wat jij kan leveren. Dan is het uiteraard essentieel dat jouw netwerkcontact aan jou denkt en de potentiële klant naar jou doorverwijst.

 

Wil je meer zekerheid dat dit ook werkelijk zal gebeuren ?
Geef zelf het goede voorbeeld !