Een professionele eerste indruk met je e-mail bericht

Een eerste indruk is vaak ook een blijvende indruk. In eerdere artikels gaf ik al tips voor o.a. visitekaartjes, maar uiteraard communiceren we vandaag ook heel veel via de computer.

Wanneer je een e-mail bericht van iemand ontvangt krijg je ook een beeld van die persoon.
 

• Is het bericht bondig of eerder langdradig ? 
• Is de tekst geschreven in een correcte en zakelijke taal ? 
• Bevat het bericht een voetnoot met alle contactgegevens van de persoon en/of het bedrijf ?

En last but certainly not least :

• Gebruikte de afzender een professioneel en zakelijk e-mailadres ?

Dat laatste vind ik persoonlijk de allereerste vereiste voor professionele communicatie via e-mail. Wanneer ik een e-mail bericht ontvang van een Hotmail, Gmail of Telenet mailbox, dan krijg ik onmiddellijk het gevoel dat deze persoon niet erg professioneel met zijn zaak bezig is.

 

Nochtans zie ik genoeg voorbeelden van handelaars of ondernemers die wel degelijk een website met een eigen domeinnaam bezitten, maar hun domeinnaam niet gebruiken voor hun mailbox(en). Een gemiste kans om vanaf het eerste e-mail contact veel professioneler over te komen.

 

Ik geef regelmatig advies aan startende ondernemers. Soms hebben die nog geen definitieve beslissing genomen over hun bedrijfsnaam en willen ze om die reden ook nog wachten met het registreren van hun domeinnaam. In dat geval geef ik het advies om in afwachting toch alvast hun eigen naam te registeren als domeinnaam, zodat ze een mailadres kunnen gebruiken in de vorm van info@geertconard.be

Wanneer ze dan nadien hun bedrijfsnaam ook als domeinnaam gaan gebruiken kunnen ze die mailbox met persoonlijke naam nog steeds verder gebruiken als privé-mailbox. Een advies wat intussen door heel wat starters werd gevolgd.

Een groot gat zal dit zeker niet slaan in je budget. Wij kozen ervoor om voor onze klanten niet te werken met een low budget leverancier, maar uitsluitend hostingproducten aan te bieden van het grootste hostingbedrijf van ons land. Voor een zakelijk startpakketje met een eigen domeinnaam en bijbehorende mailbox betaal je amper 37 Euro excl. BTW per jaar.