Een professionele eerste indruk met je e-mail bericht

Een eerste indruk is vaak ook een blijvende indruk. In eerdere artikels gaf ik al tips voor o.a. visitekaartjes, maar uiteraard communiceren we vandaag ook heel veel via de computer.

Wanneer je een e-mail bericht van iemand ontvangt krijg je ook een beeld van die persoon.
 

• Is het bericht bondig of eerder langdradig ? 
• Is de tekst geschreven in een correcte en zakelijke taal ? 
• Bevat het bericht een voetnoot met alle contactgegevens van de persoon en/of het bedrijf ?

En last but certainly not least :

• Gebruikte de afzender een professioneel en zakelijk e-mailadres ?

Dat laatste vind ik persoonlijk de allereerste vereiste voor professionele communicatie via e-mail. Wanneer ik een e-mail bericht ontvang van een Hotmail, Gmail of Telenet mailbox, dan krijg ik onmiddellijk het gevoel dat deze persoon niet erg professioneel met zijn zaak bezig is.

 

Nochtans zie ik genoeg voorbeelden van handelaars of ondernemers die wel degelijk een website met een eigen domeinnaam bezitten, maar hun domeinnaam niet gebruiken voor hun mailbox(en). Een gemiste kans om vanaf het eerste e-mail contact veel professioneler over te komen.

 

Ik geef regelmatig advies aan startende ondernemers. Soms hebben die nog geen definitieve beslissing genomen over hun bedrijfsnaam en willen ze om die reden ook nog wachten met het registreren van hun domeinnaam. In dat geval geef ik het advies om in afwachting toch alvast hun eigen naam te registeren als domeinnaam, zodat ze een mailadres kunnen gebruiken in de vorm van info@geertconard.be

Wanneer ze dan nadien hun bedrijfsnaam ook als domeinnaam gaan gebruiken kunnen ze die mailbox met persoonlijke naam nog steeds verder gebruiken als privé-mailbox. Een advies wat intussen door heel wat starters werd gevolgd.

Een groot gat zal dit zeker niet slaan in je budget. Wij kozen ervoor om voor onze klanten niet te werken met een low budget leverancier, maar uitsluitend hostingproducten aan te bieden van het grootste hostingbedrijf van ons land. Voor een zakelijk startpakketje met een eigen domeinnaam en bijbehorende mailbox betaal je amper 37 Euro excl. BTW per jaar.

Profielfoto's : Herkenbaarheid is belangrijker dan ijdelheid

Een tijdje geleden was ik geboekt als gastspreker voor een lokale Unizo afdeling. De avond voordien kreeg ik nog een mailtje met praktische afspraken van de plaatselijke voorzitster, waarop onderaan ook haar foto stond. Toen ik ter plaatse kwam zag ik haar niet, maar meldde me aan bij het onthaal. Ik ging vervolgens mijn laptop installeren en iets later stond ik op het podium met mijn presentatie “Leer netwerken in 30 minuten”. Pas na afloop van mijn presentatie kwam de voorzitster naar mij toe… en ik herkende haar helemaal niet. Ze leek absoluut niet meer op haar foto, wat dus best een aanzienlijke handicap is tijdens het netwerken.

Tijdens mijn presentaties vertel ik steeds hoe belangrijk het is dat mensen je vlot kunnen herkennen van je profielfoto. Als die foto al enkele jaren oud is, loont het zeker de moeite om eens een nieuwe te maken. Soms merk ik dat dames met een zekere leeftijd liever iets oudere foto’s gebruiken, maar dat is dus zeker niet nodig. Ben je naar de kapper geweest en heb je voortaan een totaal andere haarsnit en -kleur, pas dan ook best je profielfoto aan voor een betere herkenbaarheid. Hetzelfde geldt voor een overstap van bril naar lenzen of vice versa. Herkenbaarheid is absoluut belangrijker dan ijdelheid 😉.

Een goede profielfoto zorgt dat mensen je gemakkelijk herkennen en per definitie bevordert het dus ook het netwerken. Maar met een goede profielfoto geef je ook een belangrijke eerste indruk. Zorg dus steeds voor een professionele foto, met kleding die je ook zou dragen tijdens een netwerkevent (nee, dus liever geen badpakfoto van je laatste vakantie) en zorg steeds voor een glimlach. Een foto met glimlach straalt openheid uit. Je geeft aan dat mensen je mogen benaderen. Plaats ook steeds dezelfde profielfoto op al je sociale media profielen, dit verhoogt de herkenbaarheid nog aanzienlijk.

Hoe vaak moet je die profielfoto veranderen ? Mijn advies is om minstens éénmaal per jaar een nieuwe herkenbare foto te plaatsen. Vergeet niet dat onze leefwereld ook sterk evolueert doorheen de jaren. Fototoestellen zijn de laatste jaren enorm verbetert in kwaliteit. Foto’s zijn vandaag veel kleuriger en hebben meer contrast en scherpte dan foto’s van 10 jaar geleden. Ook de kleren die je draagt en je haarsnit zijn uiteraard modegevoelig. Wanneer je nog op de foto staat met een kostuum en kapsel van 25 jaar geleden, dan kom je niet bepaald professioneel over, tenzij je zaakvoerder bent van een vintagewinkel of barbershop 😉

Deze paragraaf is hopelijk overbodig, maar je profielfoto moet dus wel degelijk een foto zijn van jezelf. Dus zeker geen foto van je baby, kat of hond. Het is trouwens verplicht volgens de spelregels van alle sociale netwerken en het is zoals ik met dit artikel wil aantonen levensnoodzakelijk voor je netwerksucces.

Vroeger zag ik regelmatig LinkedIn profielen zonder profielfoto. Vandaag gebeurt dit gelukkig nog eerder zelden. Maar op LinkedIn heb je nog een tweede soort anonieme profielen. Hiermee bedoel ik de ‘voyeurs’ die je profiel bezoeken zonder hun eigen identiteit prijs te geven. Vermoedelijk werd deze functie ooit gecreëerd voor rekruteringsdoeleinden, maar uiteraard bevordert dit ook niet bepaald het netwerken. Ik bezoek regelmatig de pagina waarop ik kan zien wie mijn profiel heeft bezocht en er zit er toch elke keer wel minstens eentje bij die anoniem is. Het geeft altijd een raar gevoel, want die persoon wil duidelijk dingen over mij weten, maar wil niet dat ik hem of haar kan aanspreken. Netwerken is tweerichtingsverkeer. Het is een dialoog. Maak het anderen gemakkelijker om met jou die dialoog aan te gaan en zorg dat iedereen je kan zien op LinkedIn. Een simpel gesprek kan leiden tot grote zakelijke successen.