5 Tips voor organisators van netwerkevents

Sinds de zomer van 2004 ben ik non-stop betrokken geweest bij diverse netwerkorganisaties en heb ik alle aspecten van het organiseren en begeleiden van netwerkevents kunnen bestuderen. Meestal zijn mijn netwerktips bedoeld voor de bezoekers van zulke evenementen. In dit artikel draai ik het eens een keertje om :

5 tips voor organisators van netwerkevents.

1. Zorg dat het concept van je netwerkevent glashelder is. In de loop der tijd heb ik tientallen verschillende concepten gezien die allemaal een bepaald doelpubliek aantrokken. Elk concept heeft dus zeker zijn bestaansreden. Maar om aantrekkelijk te zijn voor de bezoeker moet het concept ook glashelder gecommuniceerd worden : Komt er een spreker ? Moet elke deelnemer zich voorstellen voor de volledige groep ?  Moeten de deelnemers zich aan elkaar voorstellen in kleine groepjes ? Worden er naamkaartjes uitgewisseld ? Is er ook iets te eten ? Deelnemers moeten vooraf duidelijk weten wat er zal gebeuren en niet ter plaatse voor een voldongen feit komen te staan.
2. Als organisator moet je letterlijk een extra zintuig hebben tijdens de volledige duur van het evenement. Elke nieuwkomer die voor het eerst je evenement bezoekt moet je absoluut persoonlijk verwelkomen. Aansluitend stel je hem of haar liefst ook voor aan enkele andere bezoekers. Een goed netwerkevent is een event zonder muurbloempjes. Zorg dat niemand alleen blijft staan tijdens het netwerkevent. Spreek de persoon aan en stel hem of haar voor aan anderen. Het is de bedoeling dat niemand uitgesloten wordt en dat alle aanwezigen een fijne ochtend, middag of avond meemaken.
3. Liggen er lijsten op tafel met de namen van alle deelnemers ? Deel dan ook mee bij de start van het evenement dat men steeds iemand van de organisatie mag vragen om een introductie te doen. Meestal kennen de organisatoren toch de meeste deelnemers, dus voor hen is dit een peulenschil. Voor de (mogelijk introverte) bezoeker die de anderen (nog) niet kent is het een hemelsbreed verschil. Uiteraard kan je dit ook doen wanneer er geen lijsten liggen, maar de deelnemers vooraf zichtbaar zijn via vb. een Facebook-eventpagina.
4. Een goede organisator blijft ook tussen de events in contact met zijn bezoekers. Zorg voor een LinkedIn- en/of Facebook groep waarin je de bezoekers (of leden) kan samenbrengen en waar een voortdurende communicatie kan gestimuleerd worden. Online en offline netwerken zijn vandaag volledig verweven en stimuleren elkaar.
5. Ook je vaste publiek (of leden) moet je blijven boeien. Zorg dat je concept levendig blijft door er voortdurend aan bij te schaven of regelmatig eens voor wat afwisseling te zorgen. Het kan vb. verfrissend zijn voor een event waar normaal geen gastsprekers komen, om één of twee keer per jaar toch een gastspreker met een interessant onderwerp uit te nodigen.